在以前，人们普遍认为商务书信即使用字艰涩和表达冗长 (wordy)，亦不能牺牲其客观和礼貌性。时移势易，愈来愈多人主张商业英语应以有效沟通为首要目标 (goal)，甚至有一派学者提倡人们应使用简明英语 (plain English)提升沟通效率。何谓简明英语？一般来说，简明英语即使用积极 (active)、清晰 (clear) 和简洁 (concise) 的表达，务求最有效率地令读者明白信息内容。笔者将具体地谈谈简明英语的特色和例子。
1.避免过度使用被动句
为使商业书信看起来更客观和正式，不少人将句子转成被动态 (passive voice)。在各式各样的政府和商务信件中，例子比比皆是。殊不知过度使用被动句，反而令书信语气变得冷漠。我们可试试比较以下句子：
If your request is made today, the items will be delivered tomorrow. (被动)
If you make your request today, we will deliver the items tomorrow. (主动)
相比之下，第一句以 “your request”和“the items” 为主语，虽然文法上没有问题，但却缺乏句子应有的活力和热情。反之，第二句以 “you”和“we” 为主语，没有用到第三人称，可与读者距离拉近，收更好的推广宣传之效。
2.避免使用冗长表达的方式
在商务写作中，很多人爱用冗长表达的方式，以表现自己的英语能力。读者应留意在使用这些用字时，是否能达到有效沟通的目的？以下提供一些笔者觉得比较累赘的用字及更简明的表达方式：
in the absence of (without)
in an effort to / in order to (to)
in a timely manner (on time)
in consideration of the fact (because)
in the near future (soon)
I would appreciate it if you would (Please)
in close proximity (near)
3.避免名词化用字
将字词名词化，往往给予人们较正式的感觉，但用时又会削弱 (weaken) 文字应有的活力。读者可试试比较以下句子：
The provision of good public transport by the government will help develop the city.
The government should provide good public transport to help develop the city.
“provision” 为 “provide” 的名词。 第一句给予读者一种间接感觉，而且表达冗长，削弱了强动词“provide”的作用，不如第二句来得直接。读者在书写商务书信时，不妨多考虑如何令语言变得简洁易明。
周浩文 香港专业进修学校语言通用教育学部讲师
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（文章转载自2023年7月3日文汇报）