在以前，人們普遍認為商務書信即使用字艱澀和表達冗長 (wordy)，亦不能犧牲其客觀和禮貌性。時移勢易，愈來愈多人主張商業英語應以有效溝通為首要目標 (goal)，甚至有一派學者提倡人們應使用簡明英語 (plain English)提升溝通效率。何謂簡明英語？一般來說，簡明英語即使用積極 (active)、清晰 (clear) 和簡潔 (concise) 的表達，務求最有效率地令讀者明白信息內容。筆者將具體地談談簡明英語的特色和例子。
1.避免過度使用被動句
為使商業書信看起來更客觀和正式，不少人將句子轉成被動態 (passive voice)。在各式各樣的政府和商務信件中，例子比比皆是。殊不知過度使用被動句，反而令書信語氣變得冷漠。我們可試試比較以下句子：
If your request is made today, the items will be delivered tomorrow. (被動)
If you make your request today, we will deliver the items tomorrow. (主動)
相比之下，第一句以 “your request”和“the items” 為主語，雖然文法上沒有問題，但卻缺乏句子應有的活力和熱情。反之，第二句以 “you”和“we” 為主語，沒有用到第三人稱，可與讀者距離拉近，收更好的推廣宣傳之效。
2.避免使用冗長表達的方式
在商務寫作中，很多人愛用冗長表達的方式，以表現自己的英語能力。讀者應留意在使用這些用字時，是否能達到有效溝通的目的？以下提供一些筆者覺得比較累贅的用字及更簡明的表達方式：
in the absence of (without)
in an effort to / in order to (to)
in a timely manner (on time)
in consideration of the fact (because)
in the near future (soon)
I would appreciate it if you would (Please)
in close proximity (near)
3.避免名詞化用字
將字詞名詞化，往往給予人們較正式的感覺，但用時又會削弱 (weaken) 文字應有的活力。讀者可試試比較以下句子：
The provision of good public transport by the government will help develop the city.
The government should provide good public transport to help develop the city.
“provision” 為 “provide” 的名詞。 第一句給予讀者一種間接感覺，而且表達冗長，削弱了強動詞“provide”的作用，不如第二句來得直接。讀者在書寫商務書信時，不妨多考慮如何令語言變得簡潔易明。
周浩文 香港專業進修學校語言通用教育學部講師
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聯絡電郵：dlgs@hkct.edu.hk
（文章轉載自2023年7月3日文匯報）